Automatización Excel-VBA

Que es y cuales son los beneficios para su empresa

Una imagen muy recurrente cuando se mira las pantallas de las computadoras en cualquier empresa es una hoja de Excel.  ¡Prácticamente todos usan o han usado Excel!  A pesar de la gran cantidad de software especializado disponible, Excel es una herramienta que todos ya conocemos cuando comenzamos nuestra vida laboral.  Excel se ha vuelto universal y es comprensible que la utilicemos con frecuencia en nuestro trabajo.

Oportunidad de Mejorar

Hasta ahí todo bien, sin embargo, el que cada colaborador de una compañía realice sus labores o parte de sus labores administrativas en archivos de Excel privados almacenados en sus máquinas tiene sus riesgos y desventajas, es en todo caso algo que podría mejorarse mucho.  Pero en fin, si algo funciona lo vamos a seguir haciendo, ¿Verdad?  Una idea peligrosa que se piensa a menudo es «si no está roto, no lo arregle».  Muchas compañías han terminado mal porque no «arreglaron» lo que no estaba «roto».  Solo porque ciertos procesos han funcionado bien y han probado dar resultados, no quiere decir que no se deban mejorar.  No obstante, romper este paradigma tiene su precio, mantenerse al día con la tecnología es complicado, frecuentemente ni siquiera las empresas más grandes pueden seguirle el paso.

Una Opción a Considerar

Es entonces cuando la alternativa podría ser, paradójicamente, seguir utilizando lo que ya se tiene pero aprovechándolo al máximo.  Excel es una herramienta ubicua y genial, pero la mayoría de las personas solo utilizan las funciones básicas de Excel o de Office en general.  Algunas cuantas poseen habilidades más avanzadas como la creación tablas dinámicas o las Macros, pero casi nadie aprovecha al máximo el hecho de que MS Office viene con un lenguaje de programación integrado.

Automatización y Familiaridad

Una aplicación VBA (Visual Basic for Applications) tiene el poder de llevar la automatización a las tareas más básicas de la administración de su negocio, al tiempo que continua siendo conocida y fácil de utilizar para los usuarios. Prácticamente no hay límite a lo que se puede hacer con VBA, en teoría se podría crear un ERP completo desde cero.  Sin embargo la idea que en Micronics.MX le proponemos es aprovechar lo que de manera natural se ha creado ya en su empresa.  Esto para reducir tiempos y costos, y para generar una herramienta con la que las personas ya estén familiarizadas desde su concepción y desarrollo.

Optimización de Tiempo

Seguramente en su empresa cuentan ya con todo esto:

• Formatos que requieren llenarse e imprimirse o enviarse por correo.
• Hojas de cálculo con fórmulas y datos que requieren capturarse para después generar gráficas, reportes o indicadores.
• Cientos o miles de libros de Excel con información diaria o semanal de la operación.
• Y una larga lista de etcéteras que involucran archivos de Excel y una gran cantidad de horas invertidas.

Mucho de la captura en los puntos anteriores consiste en transcribir información que ya existía en otro lado.  Es decir que es en realidad un traslado de datos, ya sea que provengan de otro archivo, de otro software o algún sensor o cualquier otro dispositivo de hardware.  También es frecuente que buena parte de la jornada se emplee ejecutando tareas mecánicas y/o repetitivas.  Optimizar el tiempo que se emplea en todo esto es quizá el beneficio más inmediato y directo de VBA, pues básicamente se puede automatizar toda tarea repetitiva y todo traslado de datos.

Base de Datos Unificada

Pero eso no es todo, imagine ahora que todo ese ecosistema de archivos con los que trabajan podría estar vinculado a una base de datos en un servidor SQL.  De ésta manera la información parecería fluir de un archivo a otro, mientras que en realidad estaría almacenada de manera ordenada en un solo lugar, seguro y respaldado, en vez de dispersa en las máquinas de todos los colaboradores de la compañía.  Algunas de las ventajas de esto son:

• Asegurar la integridad y continuidad de la información.
• Permitir a varias personas trabajar simultáneamente sobre archivos similares, sin el riesgo de estar generando dos vertientes distintas de datos.
• Además de eliminar innumerables horas de copy-paste se eliminan también los errores que esto conlleva.
• Posibilitar informes e indicadores que involucren información de más de un archivo, usuario o proceso.

Funciones Adicionales

Existen muchas otras funciones que podrían agregarse a un conjunto de archivos de Excel con VBA, sería imposible enlistarlas todas, estas son algunas:

• Impresión o envío de correos con solo un botón o en automático.
• Adquisición de información de otras fuentes, como otros sistemas (ERP o eCommerce por ejemplo), archivos con otros formatos o páginas web.
• Interacción con otros programas para que estos también realicen tareas.
• Ejecución de tareas automáticas desencadenadas por los procesos de la empresa o llevadas a cabo siempre en un cierto horario
• Generación automática y en tiempo real de reportes

Aprendizaje en línea

Otra de las ventajas de Excel-VBA es que es muy sencillo encontrar material de alta calidad para aprender en línea.  Si deseas aprender te recomendamos este curso de la Universidad de Colorado en Boulder.

Programa Especializado – Excel/VBA for Creative Problem Solving

Optimize Your Excel Spreadsheets With VBA. Learn how to automate your Excel spreadsheets with Visual Basic for Applications

¿Piensas que es probable que algunos de los procesos de tu negocio o actividades de tus colaboradores se pueden optimizar con Excel-VBA?,  Escríbenos un correo a info@micronics.mx y nosotros te ayudamos a identificar las tareas que se pueden automatizar y te hacemos una propuesta para llevarlo a cabo.

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